Human Capital Roadmap

Strategische personeelsplanning (SPP) gaat in de basis over het definiëren van het gewenste medewerkersbestand dat noodzakelijk is om de organisatiestrategie uit te voeren.

SPP is een repeterend proces en de Human Capital Roadmap (HCR) is een methode om SPP in te voeren.
De stappen zorgen voor samenhang en kijken vanuit verschillende perspectieven naar medewerkers en waar je met je medewerkers naartoe wilt.
De Human Capital Roadmap helpt je steeds weer te bepalen waar je staat, waar je naar toe op weg bent en wat de volgende logische stap is.
De Roadmap is zo ontworpen dat je constant overzicht houdt op het gehele proces dat samenhangt met strategische personeelsplanning. Het biedt inzicht in welke interventies nodig zijn om de juiste mensen op de juiste plaats te krijgen en te behouden.

Stap 1: Missie, visie en strategie

De eerste stap gaat over de missie, visie, strategie en identiteit van de organisatie. Het bepalen hiervan gebeurt op strategisch niveau. Deze moeten helder op het netvlies staan. Dit betekent concreet dat je als organisatie met elkaar dezelfde taal spreekt en hier een eenduidige betekenis aan geeft, in woord en gedrag. Dat is de basis.

Tijdens deze stap wordt gekeken of de missie, visie en strategie aanwezig, actueel, herkenbaar en relevant is. Kortom: past de bestaande strategie nog wel bij de organisatie en haar omgeving en kunnen de eigen medewerkers zich identificeren met de missie en visie?

De volgende vragen spelen daarbij een rol:

  • Is de visie en missie bij iedereen binnen de organisatie bekend?
  • Delen de leidinggevenden en medewerkers dezelfde visie en missie?
  • Zijn de doelen van de afdelingen in lijn met de strategische doelen van de organisatie?
  • Heeft HR dezelfde aandachtspunten als de directie en het management?

Stap 2: Bedrijfskritische rollen

In deze stap staat het bepalen van de toekomstige bedrijfskritische rollen centraal. Bedrijfskritische rollen herken je doordat ze onmisbaar zijn om de organisatiestrategie uit te voeren.

Om de strategie op een onderbouwde manier te vertalen in de kritische rollen, is het noodzakelijk om eerst een aantal vragen te beantwoorden:

  • Welke rollen hebben de meeste invloed op de uitvoering van de strategie en het behalen van de strategische doelen?
  • Welke rollen vertegenwoordigen het beste de kwaliteiten van de organisatie?
  • Welke nieuwe rollen zijn nodig om relevante ontwikkelingen in de organisatie op te nemen?
  • Wat zijn de gevolgen voor de strategie als we deze rollen niet op tijd (kunnen) invullen?

Bij het bepalen van deze bedrijfskritische rollen gaat het dus niet om hiërarchie, maar om toegevoegde waarde nu en in de toekomst. Belangrijk is om te weten dat het hierbij gaat over de rollen en níet over de mensen in deze rollen. Het wil niet zeggen dat andere, niet-kritische rollen, onbelangrijk zijn. Het heeft vooral met focus te maken en waar je de meeste aandacht aan besteedt.

Stap 3: Huidige populatie

De inventarisatie van het huidige medewerkersbestand is de derde stap in de HCR. Tijdens deze stap wordt ook gekeken welke bedrijfskritische rollen momenteel aanwezig zijn, wie deze rollen vervullen en of de invulling hiervan op een ‘juiste’ wijze gebeurt. Het gaat erom dat medewerkers optimaal kunnen functioneren en tevens bijdragen aan de organisatiedoelen.

Met andere woorden: sluiten de ingevulde rollen aan op de strategie van de organisatie en zijn deze bedrijfskritische rollen voor nu en voor de toekomst ook goed ingevuld in termen van personele bezetting? Het gaat immers om de juiste mens op de juiste plek, nu en in de toekomst.

Voor een zorgvuldige inventarisatie levert een goed ingericht Human Resource Information System (HRIS) de benodigde basisinformatie. Dit bevat doorgaans alle stamgegevens, medewerkersdossiers en de standaard ken- en stuurgetallen zoals mobiliteit en verzuim. Dit is over het algemeen een goed vertrekpunt voor de inventarisatie.

Want: ‘zonder de juiste informatie, geen goede inventarisatie’.

Stap 4: Cultuur en leiderschap

Cultuur en leiderschap staan bekend als de belangrijkste hefbomen die motivatie, bevlogenheid en ontwikkeling positief kunnen beïnvloeden. Motivatie zorgt voor de bereidheid van medewerkers om hun werk goed te doen. Bevlogenheid leidt tot organisatiebetrokkenheid en prestatie. Een open cultuur waarin initiatief worden aangemoedigd, stimuleert mensen het beste uit zichzelf te halen.

Een open cultuur en bevlogen leiderschap zijn onmisbare ingrediënten voor strategische personeelsplanning. Mensen laten doen waar ze goed in zijn is daar een onderdeel van. En aangezien SPP gaat over de juiste fit tussen mensen, werk en organisatie, zijn cultuur en leiderschap daarvoor de basis.

Stap 5: Toekomst

Deze stap gaat over de toekomst. Het gaat over welke ontwikkelingen er verwacht worden en of je daarop, ten aanzien van het personeel, goed kunt inspelen. In deze stap probeer je je een beeld te vormen van de toekomst en kijk je of je daarop kunt anticiperen. Als deze ontwikkelingen zo onvoorspelbaar zijn dat er meerdere toekomsten mogelijk zijn, is het de moeite waard om aan scenarioplanning te doen.

Bij een goede scenarioplanning is een gedegen omgevingsscan, zowel intern als extern onmisbaar. Dit is geen éénmalige activiteit. Juist door het te herhalen wordt deze scan waardevol. Je blijft up-to-date en wordt niet verrast door dingen die je had kunnen weten.

Stap 6: Actieplan

Om tot een actieplan te komen is een gap-analyse een handig instrument. Dit kan kwantitatief (aantallen) en kwalitatief (competenties) gedaan worden. De uitkomsten hiervan hoeven niet hetzelfde te zijn. Het kan voorkomen dat er een kwantitatieve gap is van nul, maar dat de kwalitatieve gap in verhouding groot is. Uit de gap-analyse komen acties voort.

Indien er geen inzicht is de huidige situatie, is het zaak om dit eerst te regelen. Er is immers een baseline nodig, voordat er een gap kan worden bepaald. Een eerste actie zou dan ook kunnen zijn, een meting van de huidige situatie.

De meeste acties zijn redelijk voor de hand liggend. Het doel is ook niet om iets nieuws te bedenken. De kracht van een interventie zit vooral in de vorm en uitvoering ervan. Het is van belang dat een interventie altijd in lijn is met de strategische doelen.